Arbeitsverträge per E-Mail, digitale Gehaltsabrechnungen und elektronische Arbeitszeugnisse: Im Arbeitsrecht ist inzwischen vieles digital möglich, was früher Papier und Unterschrift erforderte. Doch nicht überall hat der Gesetzgeber die Schriftform abgeschafft. Gerade für Personaldienstleistungsunternehmen ist entscheidend, welche Dokumente digital übermittelt werden dürfen und welche weiterhin eine eigenhändige Unterschrift benötigen.
In der dritten Folge des Compliance Classroom der Gi Group Holding sprechen Martin Klingen, Chief Corporate Affairs Officer der Gi Group Holding in Deutschland und Dr. Alexander Bissels, Fachanwalt für Arbeitsrecht und Partner bei CMS Deutschland, über die Digitalisierung des Arbeitslebens.
Das sind die fünf wichtigsten Learnings aus dem Gespräch:
1. Arbeitsverträge können grundsätzlich digital abgeschlossen werden
Seit dem 1. Januar 2025 genügt für den Nachweis wesentlicher Arbeitsbedingungen grundsätzlich die Textform. Unternehmen können die Informationen beispielsweise als PDF per E-Mail oder über ein digitales Portal bereitstellen.
Voraussetzung ist, dass das Dokument zugänglich, speicherbar und ausdruckbar ist. Beschäftigte müssen außerdem zur Empfangsbestätigung aufgefordert werden.
Wichtig: Für bestimmte Branchen nach § 2a SchwarzArbG gelten weiterhin strengere Anforderungen. Auch auf Verlangen der Beschäftigten muss der Nachweis schriftlich erfolgen.
2. Befristete Arbeitsverträge benötigen weiterhin eine Unterschrift
Bei befristeten Arbeitsverträgen ist die Digitalisierung noch nicht vollständig angekommen. Nach § 14 Abs. 4 TzBfG muss die Befristung vor Arbeitsbeginn schriftlich vereinbart werden.
Eine einfache elektronische Signatur, ein Scan oder eine E-Mail reichen dafür nicht aus. Wird die vorgeschriebene Form nicht eingehalten, gilt das Arbeitsverhältnis grundsätzlich als unbefristet.
Eine gesetzliche Änderung ist für 2027 angekündigt. Bis zu ihrem Inkrafttreten bleibt die bisherige Regelung maßgeblich.
3. Kündigungen und Aufhebungsverträge bleiben analog
Während Arbeitsverträge grundsätzlich digital geschlossen werden können, gelten für ihre Beendigung strengere Vorgaben.
Nach § 623 BGB benötigen Kündigungen und Aufhebungsverträge weiterhin eine eigenhändige Unterschrift auf dem Originaldokument. Die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen.
Entscheidend ist außerdem der nachweisbare Zugang. Eine persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung oder die dokumentierte Zustellung durch eine Botin oder einen Boten bietet hier mehr Sicherheit als eine einfache postalische Versendung.
4. Im laufenden Arbeitsverhältnis ist bereits vieles digital möglich
Bei administrativen Vorgängen hat der Gesetzgeber mehrere Formerfordernisse gelockert.
Elternzeit kann grundsätzlich per E-Mail verlangt werden. Auch Teilzeitanträge und die entsprechenden Entscheidungen der Arbeitgeber sind in Textform möglich.
Entgeltabrechnungen dürfen ebenfalls elektronisch bereitgestellt werden. Bei Mitarbeiterportalen müssen Unternehmen allerdings sicherstellen, dass Beschäftigte individuell darauf zugreifen können und die Dokumente dauerhaft abrufbar bleiben.
Abmahnungen sind grundsätzlich sogar formfrei möglich. Aus Beweisgründen empfiehlt sich jedoch weiterhin eine nachvollziehbare Dokumentation.
5. Arbeitszeugnisse dürfen unter bestimmten Voraussetzungen elektronisch ausgestellt werden
Auch beim Arbeitszeugnis ist die Papierform nicht mehr zwingend erforderlich.
Nach § 109 GewO können Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis elektronisch ausstellen, wenn die beschäftigte Person einverstanden ist.
Allerdings genügt kein einfaches PDF. Erforderlich ist grundsätzlich eine qualifizierte elektronische Signatur des Arbeitgebers.
Ohne Einwilligung bleibt das Arbeitszeugnis in Papierform geschuldet.
Fazit: Digitalisierung braucht klare Prozesse
Die Digitalisierung im Arbeitsrecht erleichtert viele administrative Abläufe. Gleichzeitig unterscheiden sich die gesetzlichen Anforderungen je nach Dokument erheblich.
Für Personaldienstleistungsunternehmen bedeutet das: Digitale Prozesse sollten nicht nur die Übermittlung von Dokumenten ermöglichen, sondern auch Fristen, Formerfordernisse und den Zugang zuverlässig dokumentieren.
Welche Regelungen bereits gelten und wo weitere Änderungen geplant sind, erläutern Martin Klingen und Dr. Alexander Bissels im Compliance Classroom der Gi Group Holding.
